Perencanaan Proyek: Panduan Langkah demi Langkah

Perencanaan Proyek: Panduan Langkah demi Langkah . Hunian dengan konsep mewah, nyaman dengan berbagai macam fitur yang ditawarkan khusus untuk anda. Dengan bangunan yang megah, apartemen di bekasi dekat LRT yang berfasilitas serba ada ini LRT City Bekasi adalah jawaban yang paling tepat.

Kunci untuk proyek yang sukses adalah dalam perencanaan. Membuat rencana proyek adalah hal pertama yang harus Anda lakukan ketika melakukan proyek apa pun.

Seringkali perencanaan proyek diabaikan demi mendukung pekerjaan. Namun, banyak orang gagal menyadari nilai rencana proyek dalam menghemat waktu, uang, dan banyak masalah.

Perencanaan Proyek: Panduan Langkah demi Langkah

Artikel ini membahas pendekatan praktis sederhana untuk perencanaan proyek. Setelah menyelesaikan panduan ini Anda harus memiliki pendekatan perencanaan proyek yang baik yang dapat Anda gunakan untuk proyek-proyek masa depan.

Langkah 1 Tujuan Proyek

Sebuah proyek berhasil ketika kebutuhan para pemangku kepentingan telah dipenuhi. Seorang pemangku kepentingan adalah siapa saja yang secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi oleh proyek.

Sebagai langkah pertama, penting untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam proyek Anda. Tidak selalu mudah mengidentifikasi pemangku kepentingan dari suatu proyek, khususnya yang terkena dampak secara tidak langsung. Contoh pemangku kepentingan adalah:

* Sponsor proyek
* Pelanggan yang menerima kiriman
* Para pengguna hasil proyek
* Manajer proyek dan tim proyek

Setelah Anda memahami siapa pemangku kepentingan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kebutuhan mereka. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan melakukan wawancara dengan pemangku kepentingan.

Luangkan waktu selama wawancara untuk menarik kebutuhan nyata yang menciptakan manfaat nyata. Seringkali para pemangku kepentingan akan berbicara tentang kebutuhan yang tidak relevan dan tidak memberikan manfaat. Ini dapat dicatat dan ditetapkan sebagai prioritas rendah.

Langkah berikutnya setelah Anda melakukan semua wawancara dan memiliki daftar kebutuhan yang komprehensif adalah memprioritaskan mereka. Dari daftar yang diprioritaskan buat satu set tujuan yang dapat diukur dengan mudah.

Teknik untuk melakukan ini adalah dengan mereview mereka terhadap prinsip SMART. Dengan cara ini akan mudah untuk mengetahui kapan tujuan telah tercapai.

Setelah Anda menetapkan serangkaian tujuan yang jelas, mereka harus dicatat dalam rencana proyek. Ini dapat berguna untuk juga mencakup kebutuhan dan harapan dari para pemangku kepentingan Anda.

Ini adalah bagian tersulit dari proses perencanaan yang diselesaikan. Saatnya untuk melanjutkan dan melihat hasil proyek.

Langkah 2 Hasil Proyek

Dengan menggunakan tujuan yang telah Anda tetapkan pada langkah 1, buat daftar hal-hal yang perlu dilakukan proyek untuk mencapai tujuan tersebut. Tentukan kapan dan bagaimana setiap barang harus dikirimkan.

Tambahkan kiriman ke rencana proyek dengan perkiraan tanggal pengiriman. Tanggal pengiriman yang lebih akurat akan ditetapkan selama fase penjadwalan, yang berikutnya.

Langkah 3 Jadwal Proyek

Buat daftar tugas yang perlu dilakukan untuk setiap pengiriman yang diidentifikasi dalam langkah 2. Untuk setiap tugas, identifikasi hal-hal berikut:

* Jumlah usaha (jam atau hari) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
* Sumber daya yang akan melaksanakan tugas

Setelah Anda menetapkan jumlah upaya untuk setiap tugas, Anda dapat melakukan upaya yang diperlukan untuk setiap pengiriman dan tanggal pengiriman yang akurat. Perbarui rubrik hasil pengiriman Anda dengan tanggal pengiriman yang lebih akurat.

Pada titik ini dalam perencanaan Anda dapat memilih untuk menggunakan paket perangkat lunak seperti Microsoft Project untuk membuat jadwal proyek Anda. Atau gunakan salah satu dari banyak template gratis yang tersedia. Masukkan semua pengiriman, tugas, durasi dan sumber daya yang akan menyelesaikan setiap tugas.

Masalah umum yang ditemukan pada titik ini adalah ketika sebuah proyek memiliki tenggat waktu pengiriman yang diberlakukan dari sponsor yang tidak realistis berdasarkan perkiraan Anda. Jika Anda menemukan bahwa ini adalah kasus Anda harus menghubungi sponsor segera. Opsi yang Anda miliki dalam situasi ini adalah:

* Renegosiasi deadline (penundaan proyek)
* Gunakan sumber daya tambahan (biaya tambahan)
* Kurangi ruang lingkup proyek (kurang terkirim)

Gunakan jadwal proyek untuk membenarkan mengejar salah satu dari opsi ini.

Langkah 4 Rencana Pendukung

Bagian ini membahas rencana yang harus Anda buat sebagai bagian dari proses perencanaan. Ini dapat dimasukkan langsung dalam rencana.

Rencana Sumber Daya Manusia

Identifikasi dengan nama individu dan organisasi dengan peran utama dalam proyek. Untuk masing-masing menggambarkan peran dan tanggung jawab mereka pada proyek.

Selanjutnya, jelaskan jumlah dan jenis orang yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Untuk setiap tanggal mulai rinci sumber daya, perkiraan durasi dan metode yang akan Anda gunakan untuk mendapatkannya.

Buat satu lembar yang berisi informasi ini.

Rencana Komunikasi

Buat dokumen yang menunjukkan siapa yang perlu diinformasikan tentang proyek dan bagaimana mereka akan menerima informasi. Mekanisme yang paling umum adalah laporan kemajuan mingguan / bulanan, yang menjelaskan bagaimana kinerja proyek, pencapaian milestone dan pekerjaan yang direncanakan untuk periode berikutnya.

Rencana Manajemen Risiko

Manajemen risiko adalah bagian penting dari manajemen proyek. Meskipun sering diabaikan, penting untuk mengidentifikasi sebanyak mungkin risiko terhadap proyek Anda dan bersiaplah jika sesuatu yang buruk terjadi.

Berikut beberapa contoh risiko proyek umum:

* Waktu dan perkiraan biaya terlalu optimis
* Ulasan pelanggan dan siklus umpan balik terlalu lambat
* Pemotongan anggaran tak terduga
* Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas
* Masukan pemangku kepentingan tidak dicari atau kebutuhan mereka tidak dipahami dengan benar
* Stakeholder mengubah persyaratan setelah proyek dimulai
* Stakeholder menambahkan persyaratan baru setelah proyek dimulai
* Komunikasi yang buruk menghasilkan kesalahpahaman, masalah kualitas dan pengerjaan ulang
* Kurangnya komitmen sumber daya

Risiko dapat dilacak menggunakan log risiko sederhana. Tambahkan setiap risiko yang telah Anda identifikasi ke log risiko Anda dan tuliskan apa yang akan Anda lakukan jika terjadi dan apa yang akan Anda lakukan untuk mencegahnya terjadi.

Tinjau log risiko Anda secara berkala dengan menambahkan risiko baru saat terjadi selama masa proyek. Ingat, ketika risiko diabaikan, mereka tidak pergi.

Selamat. Setelah mengikuti semua langkah di atas, Anda harus memiliki rencana proyek yang baik. Ingatlah untuk memperbarui rencana Anda saat proyek berlangsung dan mengukur kemajuan terhadap rencana tersebut.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *