Perangkat Lunak Nirlaba – Yang Harus dan Tidak Boleh Dilakukan dalam Memilih Solusi Perangkat Lunak yang Tepat

Ini adalah fakta yang diketahui bahwa organisasi nirlaba memiliki pedoman yang sangat ketat berkaitan dengan cara mereka menjalankan operasi

mereka, terutama dengan jalur akuntansi dan audit. Oleh karena itu, menentukan solusi perangkat lunak mana yang paling cocok untuk organisasi

Anda dapat menjadi proses yang intensif waktu. Di bawah ini adalah tiga besar yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam memilih solusi memanajemen armada perangkat lunak nirlaba untuk membantu mempermudah proses bagi organisasi Anda.

Melakukan:

  1. Identifikasi Fungsi yang Diperlukan dan Diinginkan dari Solusi Perangkat Lunak Baru. Penting untuk mengetahui apa yang Anda butuhkan dan inginkan dari solusi perangkat lunak. Mungkin sumbangan online penting untuk membantu upaya penggalangan dana Anda. Atau mungkin laporan komprehensif dan analisis kinerja diperlukan oleh Dewan Direksi Anda setiap kuartal. Dan mungkin meningkatkan upaya pemasaran Anda adalah prioritas besar untuk tahun fiskal berikutnya. Apa pun kebutuhan dan keinginan Anda mungkin untuk menjalankan organisasi nirlaba Anda dengan lebih efisien dan efektif, bedakan antara “must-have” dan “nice to have” sehingga Anda menimbang dan menilai mitra teknologi secara setara.
  2. Libatkan Personil untuk Mendorong Adopsi. Penting untuk melibatkan personel dari departemen utama setiap langkah proses, dari mengidentifikasi persyaratan hingga mengimplementasikan perangkat lunak. Anda harus memperhitungkan rasa sakit atau frustrasi yang mungkin dihadapi anggota staf Anda, dan memastikan bahwa solusi baru akan mengatasi tantangan ini dan diimplementasikan dengan cara yang paralel dengan alur kerja yang ada. Melibatkan anggota staf dalam setiap langkah pada akhirnya akan mendorong adopsi teknologi baru karena mereka telah berkontribusi pada resolusi dan telah menyetujui teknologi yang diadopsi.
  3. Jadilah Teliti dalam Riset Anda tentang Mitra Teknologi . Penelitian Anda ke berbagai penyedia perangkat lunak harus multi-faceted. Pastikan untuk menggunakan masing-masing metode penelitian berikut ketika mengumpulkan daftar mitra perangkat lunak nirlaba yang layak.
  • Bicaralah dengan Peers Industri . Ini tidak berarti hanya bertanya pada nirlaba lain perangkat lunak apa yang mereka gunakan dan apakah mereka menyukainya. Berbicara dengan rekan-rekan industri berarti menanyakan apa kriteria mereka untuk perangkat lunak baru, seperti apa proses seleksi bagi mereka, berapa total biaya kepemilikan, dan seberapa baik perangkat lunak memenuhi kebutuhan mereka.
  • Penelitian Online . Cari peringkat dan ulasan, baik dan buruk, untuk setiap kandidat perangkat lunak teratas Anda. Kunjungi situs web masing-masing perusahaan perangkat lunak dan bacalah informasi mereka secara menyeluruh. Baca berita perusahaan untuk melihat seberapa baik kinerja perusahaan dan jika mereka tampaknya stabil secara finansial. Baca testimonial dan studi kasus untuk mencari persamaan antara kebutuhan organisasi Anda dan kebutuhan pelanggan vendor.
  • Bicaralah dengan Penyedia Teknologi . Setelah mempersempit daftar mitra teknologi potensial Anda ke nomor yang dapat dikelola, mulailah melakukan panggilan telepon langsung ke perusahaan. Perhatikan seberapa baik perwakilan perusahaan yang ramah, berpengetahuan, responsif, dan terbuka melalui telepon. Ajukan pertanyaan apa saja tentang pengalaman industri, layanan pelanggan, dan fungsionalitas perangkat lunak. Tanyakan kepada staf penjualan apa yang akan dikatakan pelanggan nirlaba mereka tentang perusahaan jika Anda menelepon mereka. Ini semua adalah pertanyaan yang sangat wajar untuk ditanyakan dan perusahaan perangkat lunak yang tepat akan lebih dari bersedia untuk memberikan informasi apa pun yang perlu Anda ketahui untuk membuat pilihan perangkat lunak Anda.
  • Minta Demonstrasi Di Tempat. Pada saat Anda mencapai tahap demonstrasi perangkat lunak, Anda seharusnya telah mempersempit daftar Anda lebih jauh menjadi beberapa mitra yang mungkin. Sebelum vendor perangkat lunak tiba untuk demonstrasi, berkolaborasi dengan anggota staf untuk membuat daftar pertanyaan yang komprehensif untuk memastikan bahwa Anda siap untuk mengevaluasi setiap vendor secara setara. Minta vendor untuk memandu Anda melalui proses langkah demi langkah untuk transaksi khas yang mungkin ditangani staf Anda pada hari tertentu. Tanyakan apa yang paling menantang pelanggan tentang perangkat lunak. Tanyakan umpan balik apa yang paling banyak diterima perusahaan pada perangkat lunak. Ajukan setiap pertanyaan yang Anda dan staf Anda anggap penting dalam proses pemilihan perangkat lunak. Dan ajukan pertanyaan ini ke masing-masing vendor.

Jangan:

  1. Beli Perangkat Lunak Hanya Berdasarkan Fitur . Ketika memfokuskan hanya pada fitur-fitur perangkat lunak, seperti pendaftaran online, alat manajemen keanggotaan, manajemen konten Web, dll., Anda tanpa sadar dapat mengabaikan faktor-faktor penting lainnya, seperti skalabilitas perangkat lunak, persyaratan teknologi, dukungan layanan pelanggan, total biaya kepemilikan, dan menemukan solusi perangkat lunak yang tidak mengubah proses bisnis Anda. Sangat penting untuk membeli perangkat lunak nirlaba yang akan tumbuh bersama organisasi Anda, memungkinkan Anda untuk mengambil keuntungan dari investasi yang ada di komputer dan peralatan TI lainnya, menawarkan dukungan layanan pelanggan 24/7, menghemat uang saat mengarahkan pendapatan dan sumbangan baru, dan ramah pengguna sehingga siapa pun, mulai dari sukarelawan hingga staf penuh waktu, dapat memanfaatkan perangkat lunak untuk meningkatkan proses bisnis saat ini.
  2. Evaluasi Hanya Biaya Awal . Ada sejumlah perusahaan yang membutuhkan biaya minimal hingga tanpa biaya muka untuk solusi perangkat lunak mereka. Namun, setelah instalasi awal, penting untuk memahami biaya lain yang mungkin terkait dengan perangkat lunak, seperti biaya lisensi tahunan, biaya pemutakhiran, biaya pemeliharaan umum, biaya penggunaan, biaya dukungan layanan pelanggan, dan investasi TI tambahan yang mungkin diperlukan seiring organisasi Anda tumbuh dan berkembang. Pastikan untuk meminta, secara tertulis, perincian total biaya kepemilikan organisasi Anda untuk setiap paket perangkat lunak yang Anda pertimbangkan. Penting untuk mengetahui angka ini di garis depan untuk tidak hanya mengevaluasi pengeluaran total biaya dari satu perusahaan perangkat lunak ke yang berikutnya, tetapi juga untuk memahami kapan uang ini perlu dialokasikan dari anggaran Anda.
  3. Beli Lebih Banyak Dari yang Anda Butuhkan . Jika organisasi nirlaba Anda tidak memiliki liga, Anda tidak harus membayar alat manajemen liga. Jika organisasi nirlaba Anda tidak memiliki staf TI khusus, Anda mungkin harus mempertimbangkan penyebaran jasa pembuatan software yogyakarta yang di-host sehingga penyedia perangkat lunak Anda dapat mengelola semua kebutuhan TI untuk Anda. Intinya, minta persis apa yang Anda butuhkan dan inginkan dan tidak membayar apa pun tambahan. Sulit untuk membenarkan biaya tambahan dan dapat membingungkan bagi staf untuk bernavigasi.

Saya harap tips ini terbukti membantu dalam pencarian Anda untuk solusi perangkat lunak nirlaba yang tepat . Secara umum, selama Anda memilih perangkat lunak yang menawarkan semua fungsi yang Anda butuhkan dengan biaya total kepemilikan yang sesuai dengan anggaran Anda dan dari perusahaan yang stabil secara finansial yang Anda kenal dan percayai, Anda berada di jalan yang benar. Pastikan untuk memeriksa Do’s, menghindari Larangan, dan menikmati manfaat dari teknologi terkemuka saat ini untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong lebih banyak donasi ke organisasi nirlaba Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *